Privacyverklaring

Organisatie: FSG Vastgoedmanagement BV

1. INLEIDING
Als verwerkingsverantwoordelijke en als verwerker willen wij de mensen wiens gegevens we gebruiken proactief informeren over het gebruik van hun persoonsgegevens en hun rechten.
Dit moet beknopt, transparant, in een duidelijke eenvoudige taal zijn. In een begrijpelijke en
gemakkelijk toegankelijke vorm. Door de opmaak van een heldere en makkelijk raadpleegbare privacyverklaring voldoet u aan deze verplichting uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming

2. SITUATIEBESCHRIJVING en BESTANDDELEN
Als FSG hechten wij veel waarde aan de bescherming van uw gegevens en met name uw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. FSG houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat FSG in ieder geval:

uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen neemt zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS
Door FSG worden de volgende gegevens van u verwerkt:

Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
KvK-nummer
Persoonlijke kenmerken : geslacht

4. WAT GEBEURT ER MET DE PERSOONSGEGEVENS
FSG gebruikt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

het beheren van de administratie van VVE’s, waaronder het financieel beheer en daarmee samenhangende activiteiten
het eigenaarsregister onderhouden
het verzorgen van correspondentie
het technisch beheer van de gebouwen van de VVE en daarmee samenhangende activiteiten
het aanmelden en afhandelen van schadeclaims bij de verzekeringsmaatschappij v.w.b. door de VVE gesloten polissen

Deze doelen zijn altijd overeenkomstig de wetgeving, dat betekent dat er altijd een rechtmatige grondslag is waarop wij deze gegevens kunnen en mogen gebruiken. De voor FSG meest relevante grondslagen zijn:

Toestemming van u als de betrokkene
Verwerking is noodzakelijk agv een overeenkomst waarbij u partij bent
Verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting
Verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang van ons als verantwoordelijke

Verstrekking aan derden.
In sommige gevallen zullen wij uw gegevens delen met derden. Dat doen wij uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor bovengenoemde doeleinden. Met deze derde partijen maken wij afspraken over bescherming en beveiliging van uw gegevens.
Met andere partijen zullen wij uw gegevens niet delen, tenzij u ons hiervoor toestemming geeft of dat dit in het kader van wetsuitoefening noodzakelijk is (bijv aan politie en justitie).
De gegeven toestemming kunt u altijd intrekken.

5. HOE WORDEN DE GEGEVENS BEVEILIGD?
De door ons gebruikte gegevens worden als volgt beveiligd:

Onze medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring
Wij hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid
De gegevens worden op twee aparte servers opgeslagen, welke dagelijks worden gesynchroniseer
Met onze softwareleverancier hebben wij specifieke afspraken gemaakt omtrent opslag en verwerking van uw gegevens. Onze leverancier voldoet aan de volgende normen ISO 27001 en ISAE 3402, en achten wij daarmee ruim voldoende beveiligd.
Onze eigen gegevens zijn beveiligd door middel van inlognaam en wachtwoord en zijn alleen toegankelijk voor medewerkers van FSG
De gegevens worden dagelijks meerdere keren gesynchroniseerd met een back-up faciliteit op een andere locatie.

6. UW RECHTEN ALS BETROKKENE
Als betrokkene heeft u de volgende rechten:

U heeft recht op inzage van de gegevens die wij van u bewaren
U heeft recht op rectificatie indien er fouten in uw gegevens zijn
U heeft recht op wissing van uw gegevens tenzij dat ter nakoming van wettelijke verplichtingen niet mogelijk is
U heeft recht op overdraagbaarheid van uw gegevens

Indien u van deze rechten gebruik maakt zullen wij u vragen om een legitimatie. Uw gegevens zullen wij op electronische wijze ter beschikking stellen, tenzij u expliciet aangeeft een fotokopie te wensen.
Wij zullen binnen een termijn van vier weken aan uw rechten als betrokkene voldoen.
U heeft te allen tijde het recht uw klacht over de behandeling van uw persoonsgegevens in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl .

7. BEWAARTERMIJNEN
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van onze taak, dan wel voor de uitvoering van een wettelijke verplichting

8. PROCEDURE DATALEK
Indien er zich een situatie zou voordoen waardoor uw gegevens in onrechtmatige handen terechtkomen, zullen wij ons houden aan de verplichtingen die de wet ons stelt:

Bij vaststellen van een datalek zullen wij binnen 72 uur de autoriteiten waarschuwen
Indien er een risico bestaat dat u als betrokkene risico loopt (verlies, diefstal), zullen wij u daarvan in kennis stellen en de noodzakelijke maatregelen treffen ten einde herhaling te voorkomen.

9. DESKUNDIG ADVIES
FSG heeft geen eigen functionaris voor gegevensbescherming. Zij heeft zich verzekerd van deskundig extern advies op dit terrein. Er zijn afspraken gemaakt die een regelmatige toetsing van onze procedures, processen en afspraken waarborgen.

Opgesteld dd 21-5-2018